Ausgangssituation
Der CEO von Veer.io kontaktierte mich mit der Bitte, das Auftragsmanagement seiner Firma zu automatisieren.
Das bestehende System:
- Excel-Tabellen: Alle Aufträge in einer riesigen Tabelle mit Freitext-Kommentaren
- Manuelle Prüfung: Mitarbeiterin musste regelmäßig Tabelle filtern, um überfällige Termine zu identifizieren
- WhatsApp-Kommunikation: Installationstermine per WhatsApp mitgeteilt, dann händisch ins Spreadsheet kopiert
- Outlook-Kontakte: Partner-Kontakte in separatem System ohne Verknüpfung
- Fehlende Datenintegrität: Projekte wussten, welche Geräte enthalten sind – aber Geräte wussten nicht, in welchem Projekt sie sind
- Keine Validierung: Installationspartner machten Fehler beim Ausfüllen von Formularen (50% Fehlerquote)
"Die Mitarbeiterin verbrachte ~5 Stunden pro Woche nur damit, überfällige Projekte zu identifizieren und Partner zu erinnern."
Phase 1: CEO Workshop - Strategische Ausrichtung
Ziel: Die wichtigsten Business-Ziele ermitteln und priorisieren
Workshop-Format:
- 90-minütiger strukturierter Workshop mit dem CEO
- Systematische Abfrage von Business-Zielen (Kosten, Geschwindigkeit, Qualität, Skalierung)
- Gewichtung der Ziele durch den CEO
- Definition messbarer Erfolgsmetriken
Ergebnis: Klare Priorisierung: 50% Zeitersparnis, 30% Fehlerreduktion, 20% Prozessübersicht. Diese Gewichtung bestimmte alle folgenden Entscheidungen.
Phase 2: Verstehen & Visualisieren
Ziel: Den gesamten Prozess verstehen und Bottlenecks identifizieren
Vorgehen:
- Des Prozess grob erklärt bekommen + bestehende Dokumentation lesen
- Mit erstem Verständnis ein BPMN-Flowchart erstellen
- Mitarbeiterin den ganzen Prozess im Detail zeigen lassen
- Details im Flowchart ergänzen und vermerken, wo Schritte lange dauern
Ergebnis: BPMN-Flowcharts mit aktuellem Geschäftsprozess und potenziellen Automatisierungs-Kandidaten
Phase 3: Analysieren & Priorisieren
Ziel: Entscheiden, welche Prozesse das größte Automatisierungs-Potenzial haben
KPI-Definition basierend auf Business-Zielen:
- Zeitaufwand pro Bestellung [min]
- Fehlerrate pro Bestellung [%]
- Übersichtlichkeit [1-10]
Da es kein zentrales Tracking gab, habe ich die Werte mit Schätzungen der Mitarbeiterin gefüllt. Dann für jeden Prozess bewertet:
- Ist Automatisierung möglich?
- Wie aufwändig wäre die Implementierung?
- Wie stark verbessern sich die KPIs?
- CEO-Gewichtung der Ziele berücksichtigen
Ergebnis: Priorisierte Liste an Automatisierungs-Projekten
- #1: Identifizieren überfälliger Projekte + Senden von Erinnerungen (~5h/Woche, komplett automatisierbar)
- #2: Validierung der Dateneingabe in Formularen (50% Fehlerquote eliminieren)
Phase 4: Entwurf der Lösung
Ziel: Technische Lösung entwerfen inklusive Software-Auswahl und SOLL-Prozesse
Architektur-Entscheidungen:
Datenbank: NocoDB
Ermöglicht Eingabevalidierung (z.B. Datumsformat) und bietet bessere API-Anbindung als Excel
Workflow Automation: n8n
Umfangreiche Erfahrung + kann auf privatem Server (Railway) gehostet werden = Kundendaten bleiben in Deutschland
Partner-Portal: Custom Web App
Partner sehen alle ihre Projekte + Hinweise auf fehlende Informationen. Gebaut mit Cursor, gehostet auf Railway
Hosting: Railway
Ein Server für Datenbank, n8n Backend UND Portal-Frontend = minimale Kosten
CEO-Feedback: "Ich bin besonders glücklich, dass nur minimale Kosten für das ganze System entstehen."
Phase 5: Proof of Concept
Ziel: Technische Machbarkeit beweisen und User Interface validieren
Durchgeführte Tests:
- Server auf Railway aufgesetzt mit n8n und NocoDB
- API-Zugang für alle Systeme eingerichtet: NocoDB, WhatsApp, Microsoft Sharepoint, Outlook, Slack
- Kern-Workflows grob in n8n abgebildet:
- Täglich alle laufenden Projekte auslesen
- Überfällige Termine identifizieren
- WhatsApp-Nachrichten an Partner senden
- Bei großer Verspätung: E-Mail an Mitarbeiterin
- Formular-Workflow: Projektnummer + Installationsdatum abfragen → in Datenbank eintragen → Benachrichtigung senden
- Simple Partner-Portal-Webseite mit Veer.io-Branding + Datenbank-Anbindung + Login-System
Ergebnis nach 2 Wochen: Alle APIs funktionieren. User Interfaces von Webseite und Datenbank abgesegnet.
Phase 6: Implementierung
Ziel: Alle Workflows fertig ausarbeiten mit robustem Error-Handling + komplettes Web-Frontend
Entwicklungsprozess:
- Test-Environment: Datenbank mit Dummy-Daten gefüllt, nur eigene E-Mail/Telefonnummer verwendet
- n8n Workflows: Alle Workflows nacheinander gebaut und getestet – gesamte Business-Logik abgedeckt
- Web-Frontend: Mit Cursor und Claude Code entwickelt, GitHub für Versionierung
- Ausgiebige Datenvalidierung in Formularen
- Partner können nur Geräte auswählen, die aktuell in ihrem Inventar sind
- Zuvor: Beliebige Zahlen ins Excel-Sheet eintragbar → jetzt: 100% validiert
- User Testing: Mitarbeiterin Test-Account im Portal → Partner-Perspektive ausprobieren → ergänzende Wünsche implementiert
Ergebnis: System bildet gesamten Lebenszyklus ab – von erster Kundenanfrage bis zur letzten Freigabe. Von vorne bis hinten durchgetestet und funktioniert einwandfrei.
Phase 7: Dokumentation & Training
Ziel: Sicherstellen, dass die Lösung langfristig ohne mich funktioniert
Tell-Show-Do-Review Ansatz:
1. TELL: 5 Seiten schriftliche Dokumentation – Nutzen der Software + alle Schritte erklärt
2. SHOW: 20-Minuten Video – gesamten Prozess durchgespielt und erklärt
3. DO: 1 Stunde Meeting – Mitarbeiterin spielt Prozess komplett durch, ich beobachte und helfe bei Bedarf
4. REVIEW: Feedback einholen, offene Fragen klären
Ergebnis: Mitarbeiterin kann Software komplett selbständig bedienen. Ein Feature-Wunsch wurde noch ergänzt.
Phase 8: Go-Live
Ziel: Daten migrieren und alle Partner auf neues System umstellen
Migration & Rollout:
- Datenbereinigung: Spreadsheet-Daten bereinigen für sauberes 1:1 Match mit Datenbank-Spalten
- Datenimport: Aus Spreadsheet in NocoDB-Datenbank importieren
- Partner-Kommunikation: E-Mail an alle Partner mit Login-Instruktionen für neues Portal
Ergebnis: Tägliches Geschäft läuft über das neue System. Kein manuelles Excel-Management mehr.
Phase 9: Impact-Messung
Ziel: Konkreten Business-Impact messen und ROI beweisen
Messmethodik:
- Gleiche KPIs wie zur Prozess-Priorisierung nochmal gemessen
- Zeitersparnis pro Woche berechnet
- Monatlicher ROI ermittelt
- Amortisationszeit kalkuliert (Investitionskosten / monatliche Einsparung)
- Follow-up nach 1, 3 und 6 Wochen für Problem-Behebung
Messbare Ergebnisse:
- ✓ 80% Reduktion manueller Arbeit
- ✓ ~35 Stunden/Monat eingespart
- ✓ ~€8.000/Jahr Kosteneinsparung
